Mac OS X, ab 10.3.9
Windows 2000, XP, Vista
«Die Software iTherapeut ist eine Super-Software für die administrativen Dinge einer manuelle Praxis, z.B. Massage-Praxis, einfach zu bewältigen. Die Software kann viel mehr, als nur Kunden verwalten. Die Struktur ist durchdacht und einfach für den Anwender gestaltet worden. So kann man nebst dem einfachen Erstellen von Rechnungen / Quittungen auch gleich die gesamte Krankengeschichte (KG) und die Anamnese sehr einfach mit iTherapuet erfassen. Auch zum Patienten gehörende externe Dateien oder Fotoaufnahmen können problemlos eingefügt werden. Wenn man das Preis- Leistungsverhältnis von iTherapeut betrachtet, kann ich diese Software allen Therapeuten nur wärmstens weiter empfehlen.»Hier finden Sie häufig gestellte Fragen sowie Antworten dazu. Der Buchstabe zu Beginn der Frage weist auf das Modul von iTherapeut hin. "A" steht für Adress-, "B" für Brief-, "S" für Sitzungs-, "R" für Rechnungs-, "F" für FIBU- und "E" für das Einstellungsmodul.
Sollten Sie auf Ihre Frage hier keine Antwort finden, so schreiben Sie Ihre Frage einfach an info@iTherapeut.ch oder benutzen Sie das Kontaktformular.
A: Hilfe - meine Daten sind weg
| Frage: Ich habe plötzlich keine Daten mehr im iTherapeuten. Was ist passiert, resp. was kann ich machen? |
Es ist praktisch nicht möglich, dass alle Daten verloren gehen. Folgendes kann passiert sein: Sie haben eine Suchabfrage gestartet, deren Resultat null (0 Datensätze) oder eine Teilmenge Ihrer gesamten Datensätze ist. Oder Sie haben einen Datenimport (z.B. aus einer früheren Version) durchgeführt. In beiden Fällen sind Ihre Datensätze lediglich ausgeblendet. Um wieder alle Datensätze zu sehen, klicken Sie den Button "alle".
A: Adressetikett - Strasse und Postfach
| Frage: Wenn ich eine Firma mit Strasse und Postadresse eingebe, kommt auf dem Etikettenfenster 2 Mal "Postfach" und keine Adresse. Wo ist der Hacken? |
Im Feld Postfach ist lediglich noch die Zahl einzugeben. Das Wort Postfach erscheint automatisch auf der Etikette, sobald eine Zahl eingetragen ist, gleichzeitig wird dann auch nur noch das Postfach und keine Strasse mehr aufgeführt. Wenn beides gewünscht ist, müssen alle Angaben ins Feld Strasse eingetragen werden, z.B. Musterstrasse 77/PF 15.
A: Wie kann ich nach einer Telefon-Nr. suchen?
| Frage: Ich möchte nach einer Telefonnummer oder einem anderen Kriterium suchen. Wie kann ich das machen? |
Sie können nach einer Tel-Nr. oder einem beliebigen Kriterium suchen indem Sie:
1. Den Button "Suchen" klicken
2. im gewünschten Feld den Eintrag machen (also z.B. die Tel-Nr. in das Feld Telefon privat)
3. links im Statusbalken auf "Fortsetzen" klicken
Achten Sie darauf, dass Sie genau im gleichen Format abfragen wie Sie eingetragen haben, also z.B. 044 555 6677 oder 044 555 66 77. Natürlich können Sie auch nur einen Teil eingeben wie z.B. 044 555. Dann werden all jene gelistet, welche dieses Suchkriterium erfüllen.
A/R: Eigene Listen erstellen mit frei def. Feldern oder Export?
| Frage: Ist es möglich selber Listen mit eigens definierten Feldern zu erstellen (eigene Filter- und Sortierkriterien) oder kann ich alle Daten exportieren, um solche Dinge z.B. in Excel zu erstellen? |
iTherapeut kann über Adressen/Datentausch Daten exportieren. Die nächste Version wird eine direkte Abspeicherung der Selektion aus jedem Modul als Excel-File ermöglichen.
R: Zahldatum ändern oder bezahlte Rechnung löschen
| Frage: Ich habe im iTherapeut eine Rechnung mit falschem Datum im Feld bezahlt getätigt. Wie kann ich dieses Datum wieder löschen oder ändern? |
Merken Sie sich die Rechnungs-Nr. der zu ändernden Rechnung. Sie können das Datum ändern, indem Sie eine offene Rechnung der betroffenen Person öffnen (oder eine neue erstellen, welche Sie am Schluss wieder löschen können) , den Befehl "Drucken" wählen --> Therapie --> Einfach und danach den Druckdialog abbrechen. Das Programm kehrt zurück zu den Rechnungsdetails. Nun können Sie hier blättern in den Datensätzen (ganz links im grauen Statusbereich) und zur gewünschten Rechnung gelangen. Ändern Sie nun das Datum (oder andere Einträge) und kehren Sie zur Übersicht zurück.
R: Druck von Einzahlungsschein
| Einen Einzahlungsschein kann iTherapeut im Moment nicht bedrucken. In der nächsten Version wird das BESR/SESR Modul eingebaut, das dann einen EZ inkl. Referenznummer ermöglicht. |
R: Berichte - Firmenname erscheint nicht...
| Frage: Wenn der Rechnungsadressat eine Firma ohne persönlichen Namen ist, erscheint im Bericht unter Name nichts. |
Die Version 2.1 unterstützt keine Firma in den Berichten. Die nächste Version wird auch die Firma in den Berichten aufführen.
R: Rechnungsnummer neu setzen...
| Frage: Ich habe bei den Einstellungen die Rechnungs-Nr. "2000" eingegeben. Dann habe ich eine nicht EMR-Rechnung an eine Kundin gestellt. Die Rechnungsnummer war trotzdem "1000". |
Nachdem die gewünschte Zahl bei Einstellungen/Rechnung eingegeben wurde, muss noch der Pfeil-Button nach dem Wort "übernehmen" gedrückt werden, damit die neue Nr. gesetzt wird.
Wählen Sie NIE eine tiefere Nummer, als Sie bereits verwenden, da sonst iTherapeut nicht mehr korrekt funktioniert.
R/F: 10er Abo Gutscheine - doppelte Rechnung?
| Frage: Ich habe einige Kunden, die bei mir ein 10er Abonnement (inkl. eine Gratis Behandlung) im voraus kaufen. Nach Ende der 11 Therapiestunde oder am Ende des Jahres stelle ich dann eine detaillierte EMR-konforme Quittung, damit die Kunden das Geld bei der Kasse einfordern können. Ich erfasse die einzelnen Sitzungen wie bei den anderen Kunden. Wie muss ich vorgehen, damit die Behandlungen nicht zweimal in der Buchhaltung erscheinen? Einmal als Abo (effektive Rechnung) und einmal als Quittung? Kann ich Positionen verrechnen aber als Quittungen buchen (oder eben nicht buchen)? |
- Erstellen Sie eine Position (Methode oder DL) "301 Abo Vorauskasse", Einheit Min., Ansatz 120 (?)
- Kunde X kommt und kauft 10er Abo --> Erstellen Sie für ihn eine Sitzung mit Pos. "301 Abo..." , Menge 600 und verrechnen Sie diese, setzen Sie das Zahldatum ein --> FIBU
- Therapie/Übersicht --> Pfeil nach oben Button, um die verrechnete Position nach oben zu verschieben
- Detailansicht dieser Position aufrufen und Minutenzahl auf minus setzen
- Die nächsten Behandlungen normal erfassen im Sitzungsmodul.
Dieses Vorgehen hat folgende Vorteile:
a) Bericht "Nicht verrechnete Positionen" zeigt Ihnen alle offenen Abos und deren "Saldo". Das Manko durch die Minusbeträge zeigt das effektive Guthaben, da Sie ja Behandlungen noch nicht ausgeführt haben.
b) Geldfluss stimmt effektiv und jederzeit, Berichte Rechnungs- und Zahlungsjournal sind korrekt, alle Sitzungen sind dokumentiert, KK-Rechnung ist korrekt.
R: Ratenzahlung
| Frage: Häufig möchten Kunden die Rechnung mittels Raten begleichen. Wie soll ich vorgehen? |
Ich empfehle folgendes Vorgehen.
1. Hauptrechnung erstellen, sagen wir z.B. CHF 1'200.– mit allen Positionen (evtl. generiert aus den Sitzungen).
2. Gemäss Zahlungsplan (z.B. 3 Raten) 3 Akontozahlungen abziehen. Dies ergibt Rechnungsbetrag null.
3. Drei Akontozahlungen erstellen mit den Raten.
4. Nach Zahlungseingang Akontorechnung verbuchen. Sobald die letzte Akonto bezahlt wurde, die Hauptrechnung ebenfalls als bezahlt markieren.
So stimmen zu jeder Zeit sowohl die Fibu als auch die Berichte.
R: Akontorechnung - Teilbetrag bezahlt
| Frage: Ich habe jemanden, der CHF 20.- zuwenig einbezahlt hat. Wie ändere ich den einbezahlten Betrag, damit ich den Rest mahnen kann. |
Ich empfehle folgendes Vorgehen.
1. Rechnung ergänzen mit Zeile "./. Akontozahlung", den Betrag einsetzen, welcher bezahlt wurde.
2. Rechnung duplizieren.
3. Auf erster Rechnung entspricht der Totalbetrag dem ursprünglichen Gesamtbetrag abzüglich der Akontozahlung. Dieser Betrag kann nun gemahnt werden.
4. Auf zweiter Rechnung die Teilbeträge mit Ausnahme der Akontozahlung entfernen, sodass der Totalbetrag der "Akontozahlung" entspricht. Diese Rechnung als bezahlt verbuchen.
5. Nach Zahlungseingang des Restbetrages kann auch die zweite Rechnung verbucht werden.
So stimmen zu jeder Zeit sowohl die Fibu als auch die Berichte.
R: Warum erscheint meine EMR/ASCA Nummer nicht auf der Rechnung
| Frage: Warum erscheint meine EMR/ASCA Nummer nicht auf der Rechnung |
Um EMR/ASCA Nummern auszudrucken müssen Sie:
a) diese zuerst hinterlegen unter Einstellungen/Methoden/Therapeuten bei den Kontroll-Nummern und
b) bei Rechnung/Details muss der Therapeut selektiert sein (rechts unterhalb Positionen)
c) beim Druck einer Rechnung das Layout für kassenkonforme Belege wählen
F: Ich kann keine Konten verändern.
| Frage: Ich kann keine Konten verändern und kein neues Konto anlegen? |
Bevor Konten verändert und hinzugefügt werden können, muss eine Eröffnungsbuchung vorgenommen werden im Tab "Journal". Nach dieser Buchung können Sie alle Konten verändern, anpassen, eröffnen etc.. Die vorgenommene Buchung kann anschliessend verändert oder auch gelöscht werden.
F: Journal drucken/exportieren
| Frage: Wie kann ich das Journal drucken, resp. in eine Excel–Datei exportieren? |
Sie haben zwei Möglichkeiten, das Journal zu exportieren (zum Drucken müssen Sie z.Z. einen Export vornehmen):
- Im Tab FIBU/Journal --> Menu Ablage --> Datensätze exportieren --> Datei speichern --> Selektion aller Journal–Felder --> kopieren --> Reihenfolge wählen --> Exportieren --> öffnen mit Excel oder
- Im Tab FIBU/Journal --> Menu Ablage --> Datensätze speichern --> Excel --> Datei öffnen --> unnötige Spalten löschen (Hier finden Sie dann ebenfalls alle Daten in den Spalten "Journal")
F: Ich kann den Kontenplan nicht sortieren...
| Der Kontenplan kann in der derzeitigen Version nicht sortiert werden. Dies wird in der nächsten Version jedoch möglich sein. |
F: Offene Rechnungen und Konto in der FIBU?
| Frage: Ich habe in meinem Kontoplan (im FIBU-Modul) ein Konto für Kreditoren und eins für Debitoren vorgesehen. Ich habe aber gemerkt, dass iTherapeut hier eine andere Lösung hat. Welches ist das Konto der offenen Rechnungen? Wie wird dieses in der Bilanz gedruckt? |
Es werden nur bezahlte Rechnungen in die FIBU übernommen. Das System ist auf "Vereinnahmte Entgelte" ausgerichtet, d.h. gebucht werden nur die Vorgänge, die effektiv "geflossen" sind. Unbezahlte Rechnungen verbleiben im "iTherapeut-Teil" und können im Tab "Berichte" mit einem Mausklick aufgerufen werden.
E: Kann @-Zeichen nicht finden
| Frage: Ich arbeite mit Windows XP und kann mit der normalen Tastenkombination alt + ctrl + 2 das @-Zeichen nicht einfügen. Was muss ich tun? |
Benützen Sie die Tastenkombination alt + ctrl + Q. Bei der deutschen Tastatur kann es offenbar zu dieser Verschiebung der Tastenbelegung kommen. (Besten Dank an Frau I. Speck für diesen Hinweis.)
E: Briefpapier und Veränderung an den Drucklayouts
| Frage: Kann ich Drucklayouts - insbesondere Briefe und Rechnungen - verändern? Wie muss ich vorgehen? |
Zum heutigen Zeitpunkt haben Sie die Möglichkeit, Ihre Drucklayouts von uns individuell anpassen zu lassen. Bitte gehen Sie zum Menüpunkt "Layoutanpassungen".
Mit der nächsten Version von iTherapeut wird es möglich sein, Drucklayouts selber zu verändern. Allerdings wird dazu eine Vollversion von Filemaker PRO (anstelle der gratis mitgelieferten Runtime) benötigt, wobei die kostenlose Demoversion genügt.
E: Meine Lizenz ist weg - iTherapeut ist im Demomodus
| Frage: Ich habe plötzlich keinen Eintrag mehr im Feld Seriennummer und iTherapeut läuft wieder im Demomodus. Was ist passiert, resp. was kann ich machen? |
Überprüfen Sie die Anzahl Datensätze (DS) in den Einstellungen. Hier dürfen Sie nur einen einzigen DS haben. Sie können in der Ansicht "Lizenz" in der Statusleiste blättern und sehen vermutlich einen DS mit Einträgen sowie einen oder mehrere DS ohne Einträge. Um die leeren DS zu löschen, blättern Sie zu jedem leeren DS und wählen Sie oben im Menü "Datensätze" den Befehl "Datensatz löschen" so oft, bis Sie nur noch den DS mit korrektem Eintrag haben. Sollten Sie wider Erwarten nur einen DS sehen, wählen Sie im Menü "Datensätze" den Befehl "Alle Datensätze anzeigen". Finden Sie jetzt danach auch nur einen DS, so geben Sie Ihre Angaben erneut ein.